Så fungerar btillb – från teamets inkorgar till en bild av varje kund

Det första ni gör är att berätta vilka ni är och koppla det ni redan använder. Det tar mellan en halvtimme och några timmar beroende på plan, och vi gör det tillsammans med er.

• Ert företag och ert erbjudande. Vad ni gör, för vem, och vad ni är bra på. Bolaget slås upp i de svenska registren.
• Teamet och era e-postkonton. Bjud in kollegorna. Var och en kopplar sitt konto i Google Workspace, Microsoft 365 eller ett vanligt IMAP/SMTP-konto, till exempel hos Loopia eller One.com. Det är mejlen där som blir relationerna och historiken.
• Era befintliga kunder. Ladda upp en lista (CSV eller Excel), eller koppla HubSpot, Pipedrive, Upsales, Lime CRM, Attio eller Bokio så hämtas de varje natt. Bolagen matchas på e-postdomän och organisationsnummer – även underdomäner, så sales.bolaget.se räknas som bolaget.se. De får aldrig kalla mejl.
• Er idealkund. Bransch, storlek, region och vad som gör ett bolag intressant för just er.
• Kalender och aviseringar, om ni vill. Calendly gör bokningar till affärer. Slack eller Teams får veta när någon är intresserad eller ett möte bokas.

Startsidan visar först det som väntar på dig: utkast att godkänna, svar att hantera, samtal som lämnats över till dig och dina nästa steg. Under det ser ni senaste sju dagarna för varje person och AI-säljare – nådda, svar, möten och vunna affärer – affärer som tystnat och veckans möten.

• Mina, Mitt team eller Alla. Samma val finns på Pipeline, Kunder, Inkorg, Möten och Att göra, så att var och en ser sitt och chefen ser helheten.
• Resultat per säljare visar samma tabell för valfri period. En AI-säljares möten räknas också för den som ansvarar för den.
• Ägarkontroll. Ska ett utskick gå till ett bolag som en kollega äger, hålls det tills den kollegan har godkänt det.

Varje företag har en egen sida: när ni senast hade kontakt och med vem, när nästa möte är, vem i teamet som känner dem bäst och hur stark relationen är. Allt räknas fram ur mejl åt båda håll, möten och samtal – det som hänt nyligen väger tyngst.

• Relationen är Stark, God, Svag eller Ingen. Har mejlen bara gått åt ett håll blir den aldrig mer än svag.
• Historiken läses där den finns: mejlen, mötena, samtalen, anteckningarna och affärernas flyttar. Inget kopieras och inget behöver loggas för att synas.
• Vad vi vet: fakta om bolaget som AI:n plockar ur svaren, och som ni lägger till eller tar bort själva. Det används när btillb skriver om bolaget.
• Varje företag har en ansvarig person. Färdiga vyer under Kunder: tystnat, ingen öppen affär, ingen ansvarig, ny signal, en kontakt i affären och kunder.

Pipeline är en tavla med affärer: Möte bokat, Möte hållet, Offert skickad, Vunnen och Förlorad. Ni kan byta namn på faserna och lägga till egna. Varje affär har ett värde, ett väntat stängningsdatum, en ansvarig och personerna hos kunden med sina roller.

Har ingen mejlat, ringt, haft möte, skrivit en anteckning eller flyttat affären på 14 dagar – eller så länge ni bestämt för just den fasen – och inget möte är bokat, räknas den som tyst. Den markeras på Pipeline och hamnar under Att göra → Tysta affärer hos den som äger den.

• En affär som gått förbi första fasen med bara en kontaktperson flaggas, så att ni inte hänger på en enda person.
• När en affär förloras föreslår AI:n en orsak utifrån mejlen och anteckningarna. Ni bekräftar eller väljer en annan.
• Varje affär sparar var den kom ifrån – vilken kampanj, signal och säljare – så att historiken håller även när kampanjerna ändras.

Under Resultat → Prognos viktas varje öppen affär med hur ofta era affärer i samma fas har vunnits det senaste året. Har en fas färre än åtta stängda affärer bakom sig får den ingen procentsats, och dess värde visas som utelämnat i stället för att gissas.

Varje natt räknar btillb också vad som vinner: vilka signaler, branscher, storlekar, län, öppningar och sändningstider som oftare har lett till svar, möten och vunna affärer. Ett mönster visas bara när skillnaden är tydlig, och det används först när en ägare eller administratör har godkänt det.

Inför ett möte skriver AI:n en förberedelse: affären och personerna, relationen, de senaste mejlen, signalerna och det ni vet om bolaget. Efteråt frågar btillb hur det gick.

• Följ upp möten. Under Att göra listas veckans möten som saknar utfall eller anteckningar, och bokningar som ingen har loggat.
• Läs ut ur anteckningarna. Klistra in era anteckningar, så fyller AI:n i utfall och nästa steg och föreslår värde, stängningsdatum, fakta och roller. Inget sparas förrän du sparar.
• Nästa steg blir uppgifter hos den som ska göra dem, under Att göra → Uppgifter.

btillb är byggt kring svenska bolag: organisationsnummer, SNI-kod för bransch och företagets webbplats. Under Signaler listas bolag som passar er idealkund och just nu har ett skäl att köpa: de rekryterar, har startat, växer eller har besökt er webbplats.

• Tidigare kunder som växer och gamla kontakter som bytt jobb visas som varma signaler.
• Filtrera på bransch, storlek och ort. Signaltyper som ni oftast avfärdar hamnar längre ner.
• Befintliga kunder och tidigare avregistreringar sorteras bort automatiskt – både när kontakten läggs till och igen precis innan varje mejl skickas.

En AI-säljare är en del av teamet, med eget namn och egen inkorg. Den söker upp nya kunder, skriver och följer upp, och lämnar över till en människa så fort någon vill prata. AI-säljare ingår i Pro och Partner, och ni startar och pausar dem när ni vill.

• Eget e-postkonto och en ansvarig. AI-säljaren kopplar sitt konto som vilken kollega som helst, gärna på en separat utskicksdomän, och har en person i teamet som ansvarar för den. Kontot räknas mot planens e-postkonton.
• Jobb ni väljer. Hittar nya kunder, följer upp, vinner tillbaka tidigare kunder, svarar dem som hör av sig och bevakar era kunder – då får den ansvarige en uppgift när något händer hos ett bolag hen äger.
• Läser på. Innan den skriver läser den bolagets webbplats och signalerna om bolaget. Den får inte hitta på: står det inget om att något är fel, skriver den inte att något är fel.
• Skriver på svenska. Korta, personliga mejl och några uppföljningar, i er ton och med det ni lagt in om ert företag. Den lär sig av det ni ändrar, hoppar över och skriver om.
• Lämnar över. Svaren sorteras: intresserad, vill veta mer, inte nu, fel person, frånvarande. När någon är intresserad går samtalet till kundens ansvariga – eller AI-säljarens chef – med en kort sammanfattning, och AI-säljaren skriver inte mer där. Svar skickas aldrig utan att en människa godkänt dem.

Utan AI-säljare kan ni fortfarande skicka kampanjer från era egna konton, under ert eget namn.

Nivån gäller hela företaget, och en ägare eller administratör kan sätta en egen nivå per säljare. Mejl som väntar hamnar under Att göra → Utkast. Du kan godkänna, redigera eller hoppa över. Hoppar du över en kontakt får den inget mer från den kampanjen.

Den viktigaste regeln i kall e-post: hellre färre mejl som kommer fram än många som inte gör det.

• Separat utskicksdomän – skyddar huvuddomänens rykte.
• SPF, DKIM och DMARC kontrolleras varje dag. Saknas SPF eller DKIM pausas kalla utskick från den domänens konton tills det är rättat.
• Uppvärmning: nya konton börjar lågt och ökar stegvis under några veckor.
• Dagliga gränser per konto och slumpade pauser mellan mejlen, så att utskicken ser ut som en människas.
• Sändningstider i svensk tid – vardagar under arbetstid som standard.
• Avregistreringsrad i varje mejl.

Läs mer: SPF, DKIM och DMARC förklarat

En AI-säljare är en AI och låtsas aldrig vara något annat. Ni väljer signaturen, och vi rekommenderar att den säger att det är en AI. Vi tror att det är rätt – och att mottagare som vet vad de svarar på är bättre affärer än mottagare som känner sig lurade.

• AI:n skickar bara e-post. LinkedIn går bara från era egna konton, med text ni skriver. Inga falska profiler.
• När ett samtal har lämnats över skriver personen som tagit över under med sitt eget namn.
• Avregistreringar respekteras direkt och för alla kampanjer.
• Befintliga kunder kontaktas aldrig.

Vad lagen säger om kall e-post till företag

Varje vardag runt 07.30 får du en morgonrapport: gårdagens mejl och svar, bokade möten, det som väntar i Att göra och e-postkonton med fel. Har inget hänt får du inget mejl.

Vill ni fråga ut er säljdata i Claude eller ChatGPT kan de kopplas till btillbs MCP-server: företag och relationer, affärer, prognosen, vad som vinner, tysta affärer och möten. Kopplingen kan bara läsa, aldrig skicka eller ändra något, och bara en ägare eller administratör kan godkänna den.